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Conseils pour la protection des données personnelles en entreprise
Publié le 19 décembre 2022
Les entreprises font face chaque jour à des cyber-attaques toujours plus nombreuses.
Les enjeux sont importants, une attaque malveillante se traduit bien souvent par un gel de la production, des pertes financières, etc.
En parallèle, la protection des données à caractère personnel est l’un des piliers essentiels du processus de mise en conformité RGPD. Une fuite de données expose les entreprises à de lourdes sanctions.
Il est donc essentiel pour les organisations d’appliquer une politique de protection des données à caractère personnel afin de lutter efficacement contre les risques. Découvrez nos conseils.
La mise en place du registre de traitement des données
Le registre de traitement des données fait partie des obligations devant être mise en œuvre dans le cadre du Règlement Général sur la Protection des données. En effet, ce dernier est obligatoire pour les organismes dès lors que vous traitez des données de manière régulière.
Le registre RGPD permet de répondre au principe d’accountability, c’est-à-dire le fait de prendre toutes les dispositions nécessaires pour protéger les données à caractère personnel, et à faciliter leur contrôle en cas de violation (vol, destruction etc..).
Le tri dans les données
Si la collecte des données est incontournable au sein de votre entreprise, veillez toutefois à ne collecter que les données qui sont nécessaires à votre activité. C’est ce qu’on appelle la minimisation des données. Prêtez également attention à ne pas conserver les données au-delà de durées précises.
A ce titre le registre de traitement des données doit d’ailleurs indiquer quelle est la finalité du traitement de telle ou telle information, ainsi que leur durée de conservation. C’est donc un bon mémo en cas de doute.
En outre, dans le cas de données dites sensibles, assurez-vous que vous avez bien le droit de les traiter.
Limiter les accès aux données
De même que vous ne devez collecter uniquement que les informations utiles pour votre activité, il est également recommandé de donner l’accès à ces données qu’aux personnes essentielles. Une politique de droit d’accès doit ainsi être mise en place afin que vos salariés ne puissent accéder qu’à ce dont ils ont besoin.
La transparence et l’obligation d’information
Le RGPD agit également en faveur de la transparence et l’obligation d’information vis-à-vis des personnes pour lesquelles vous traitez leur données.
Dès lors que vous collectez des données sur quelqu’un, la personne concernée doit avoir accès aux mentions d’informations correspondantes. Il peut s’agir par exemple de la politique de confidentialité dans un site web dans le cadre d’un formulaire de contact.
En parallèle, les personnes dont vous traitez les données disposent de différents droits sur ces dernières : droit d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, à la portabilité et à la limitation du traitement. Elles doivent donc disposer des moyens nécessaires pour exercer leur(s) droit(s).
La transparence est aussi idéale pour renforcer la confiance dans les relations entreprise-client mais aussi entreprise-salarié. C’est également un moyen de vous mettre à l’abri face à de potentielles plaintes auprès des autorités de contrôle.
La sécurisation des données
La sécurisation des données est un maillon essentiel dans la stratégie de protection des données en entreprises. L’objectif est de protéger votre organisme face aux cyberattaques mais aussi face à des possibilités d’accidents internes.
Notons qu’il est important de prendre en considération le fait que ces mesures peuvent être informatiques mais également physiques.
Il peut d’agir de vérifier si les accès à vos locaux sont bien sécurisés, tout comme mettre à jour régulièrement vos antivirus et pare-feu de votre système d’information.
Politique de mot de passe
Si le respect d’une politique rigoureuse de mot de passe peut paraître anodin, c’est pourtant le premier rempart de la protection de votre système informatique.
Les mots de passe doivent être difficiles à trouver et totalement uniques d’un matériel à un autre, d’un compte à un autre et d’un logiciel à un autre.
Sans oublier que les mots de passe doivent demeurer confidentiels… Les pense-bêtes sur les coins de bureau sont à proscrire.
Sensibilisation des collaborateurs
Il est encore courant, dans la pensée générale, d’imaginer que les risques encourus par une entreprise soient principalement externes.
L’erreur humaine est malheureusement l’un des principaux facteurs responsables de la mise en danger des données à caractère personnel d’une entreprise. Les salariés sont particulièrement vulnérables face aux différentes attaques des cyber malfaiteurs. Cela peut se jouer en quelques secondes. Une pièce jointe infectée ouverte et c’est l’ensemble de votre système informatique qui est contaminé.
Pourtant des mesures de prévention simples existent. La sensibilisation à la cybersécurité de vos salariés et collaborateurs est ainsi primordiale dans votre stratégie globale de protection des données à caractère personnel.
Pour être accompagné sur cette problématique de la sécurité des données, contactez AP3R Consulting votre cabinet de conseil RGPD à Angers et ses alentours.