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Dans la vie d’une entreprise, nous sommes amenés à avoir connaissance de certaines données à caractère personnel (salariés, prospects, interlocuteurs clients …). Afin de déterminer la durée de conservation des données, il est important de catégoriser le type de donnée auquel on fait face, sa sensibilité, ainsi que son intérêt de conservation à court, moyen ou long terme.
Qu’est-ce qui constitue une donnée personnelle ?
Les données personnelles constituent toutes les données permettant d’identifier de manière directe ou indirecte un individu. Vous vous dites peut-être « mon entreprise ne traite pas de données à caractère personnel ». Les informations RH de vos salariés, les CV, les coordonnées des prospects constituent des données à caractère personnelles car elles permettent d’identifier un tiers, personne physique.
Toutes les entreprises sont amenées à traiter ce type de données, et chaque donnée répond à un cadre précis sur la manière dont elle peut être recueillie, l’usage qui peut en être fait, et, comme l’indique le titre de cet article, sur la durée durant laquelle elle peut être conservée et exploitée.
Quelle est la durée légale de conservation des données personnelles ?
Lorsqu’elles n’entrent pas dans le cadre d’une durée de conservation définie légalement, les données personnelles ne peuvent être conservées indéfiniment.
C’est à chacun de définir des règles en fonctions des finalités de ses traitements. Dans ce cas, une donnée peut passer par trois stades successifs :
- Les données qui sont utilisées activement, très régulièrement
- Les données archivées dans un stade intermédiaire entre utilisation courante et destruction
- Les données détruites ou pouvant être archivées définitivement en raison de leur valeur et de leur intérêt
Conservation en base active : qu’est-ce que c’est ?
La conservation en base active correspond à la durée nécessaire pour la réalisation de l’objectif et justifie la collecte et le traitement des données à caractère personnel. Cette durée est donc définie au cas par cas en fonction de la finalité du traitement. Effectivement, les données sont initialement acquises pour répondre à un besoin.
Par exemple, un CV vous permettra de recruter, une adresse postale vous permettra de livrer vos produits à la bonne adresse, et ainsi de suite. Un CV pourra être gardé 6 mois à 1 an si la personne a donné son accord. Les données personnelles d’un prospect pourront être conservées 2/3 ans …
L’archivage intermédiaire, pour répondre à un intérêt administratif ou légal
Lorsque l’objectif fixé est arrivé à terme mais que les données doivent être conservées pour des besoins administratifs ou pour répondre à des obligations légales, on parle alors d’archivage intermédiaire. Celles-ci sont alors généralement seulement accessibles par des personnes habilitées et de manière ponctuelle motivée par des raisons spécifiques.
L’archivage définitif des données
La dernière phase d’archivage définitif est, comme son nom l’indique, à caractère immuable. Elle concerne un nombre très restreint de données. En effet, seules sont concernées les données présentant un intérêt public. Dans le cas contraire, les données sont détruites.
Ainsi, les bases actives, intermédiaires et définitives sont à définir au cas par cas selon les entités.
Si vous avez-besoin de conseils pour comprendre et organiser vos données de manière efficace, exploitable et légale, contactez-nous, pour que nous voyions ensemble comment répondre à votre besoin.